بایگانی چیست و چه اهمیتی دارد؟
بایگانی اسناد یکی از جنبه های ضروری هر کسب و کار است، زیرا به حفظ یک محل کار به خوبی سازماندهی شده و کارآمد کمک می‌کند. بایگانی مناسب تضمین می‌کند که اسناد در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی هستند و برای محافظت از اطلاعات محرمانه به صورت ایمن ذخیره می‌شوند. همچنین به بازیابی سریع اطلاعات، صرفه جویی در زمان و کم کردن کار اضافه کارکنان کمک می‌کند. علاوه بر این، بایگانی صحیح اسناد، امنیت و حریم خصوصی داده‌های حساس را بهبود می‌بخشد، و تضمین می‌کند که فقط افراد مجاز به سوابق خاص و مهم موجود در یک شرکت دسترسی دارند. این امر به ویژه برای اسناد حقوقی، مالی و پرسنلی کارکنان یک شرکت یا سازمان مهم است. به طور کلی، بایگانی درست و صحیح اسناد یک سازمان، در بهینه سازی عملکرد آن سازمان تأثیر بسزایی دارد.
اهمیت وجود فایل بایگانی فلزی در یک شرکت
فایل‌های بایگانی فلزی راه حلی بادوام و مطمئن برای نگهداری اسناد مهم در یک شرکت محسوب می‌شوند. در ادامه تعدادی از دلایل مهم برای استفاده از فایل بایگانی را بررسی می‌کنیم:
دوام فایل فلزی:
فایل‌های فلزی به دلیل استحکام و طول عمر بالای خود از محبوبیت خاصی برخوردارند. فایل‌های فلزی بایگانی میتوانند سال‌های زیادی در شرکت‌ها یا اداره‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفته و کمترین آسیب را متحمل شوند. همین امر باعث می‌شود این فایل‌های فلزی بایگانی به گزینه‌ای جذاب برای بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مهم شرکتی تبدیل شده و باعث صرفه جویی در هزینه‌های شرکت شوند.
امنیت فایل‌های فلزی بایگانی:
فایل‌های بایگانی فلزی نسبت به کمدها و فایل‌های معمولی و ساخته شده با مواد اولیه دیگر، امنیت بیشتری دارند و اسناد و مدارک را به خوبی در خود جای می‌دهند. همچنین این فایل‌های بایگانی در برابر آسیب‌هایی مانند ضربه یا رطوبت و حشرات موذی مقاوم بوده و خیال مصرف کنندگان را از نگهداری مدارک مهم که می‌تواند مدارک مالی و یا اطلاعات شخصی و پرسنلی کارکنان باشد، راحت می‌کند.
مقاومت در برابر آتش:
کمدهای بایگانی فلزی در برابر آتش مقاومت بیشتری نسبت به نمونه‌های دیگر از خود نشان می‌دهند. تکنولوژی ساخت این فایل‌های بایگانی تا جایی پیش رفته است که از رنگ‌های نسوز و آلیاژهای مقاوم در برابر حرارت در ساخت آنها استفاده می‌شود.
ظاهر حرفه‌ای:
وجود کمد و فایل‌های بایگانی به سازماندهی و زیبایی یک شرکت بسیار کمک می‌کند. تصور کنید حجم عظیمی از پرونده‌ها مختلف در یک شرکت و در اتاق‌های مختلف پراکنده باشد. حال تصور کنید که تمام این پرونده‌ها داخل کمدهای بایگانی به ترتیب تاریخ و حروف الفبا و حتی موضوع دسته‌بندی و مرتب شده باشد. از نظر هر مراجعه کننده‌ای مشاهده یک اتاق مرتب به همراه کمد و فایل‌های بایگانی می‌تواند روی تفکر و دیدگاه آن شخص تأثیر بسزایی داشته باشد.
مزایای استفاده از فایل فلزی به جای فایل چوبی
در حالی که فایل‌های چوبی جذابیت و زیبایی خاص خود را دارند، فایل‌های فلزی مزیت‌های زیادی از نظر کاربردی دارند که باعث می‌شود فایل بایگانی فلزی گزینه اول برای تجهیز اداره یا دفتر کاری باشد:
دوام بیشتر فایل بایگانی فلزی:
فایل‌های بایگانی فلزی در مقایسه با نمونه‌های چوبی دوام و ماندگاری بیشتری دارند. آنها کمتر در معرض آسیب ناشی از استفاده روزمره مانند خراش، فرورفتگی و شکستگی هستند. فایل‌های فلزی همچنین می توانند بارهای سنگین‌تری را تحمل کنند و برای ذخیره حجم زیادی از اسناد و مدارک ایده آل هستند.
امنیت بیشتر فایل فلزی بایگانی:
فایل‌های بایگانی فلزی امنیت بیشتری را نسبت به کمدهای چوبی ایجاد کرده و فضایی ایمن را برای اسناد و مدارک مهم فراهم می‌کنند. نفوذ به آنها چالش سخت‌تر است و اغلب با قفل‌های مرکزی، قفل رمز مکانیکی و یا حتی دیجیتالی تولید و عرضه می‌شوند. همین امر تضمین کننده امنیت اطلاعات و مدارک مهم و حساس هستند که هر شخصی نباید به آنها دسترسی داشته باشد.
مقاومت در برابر آتش و زلزله:
بر خلاف فایل‌های فلزی بایگانی، کمدهای چوبی در زمان آتش سوزی به راحتی شعله‌ور شده و حتی خود آنها تبدیل به سوختی برای بیشتر شدن آتش می‌شوند. کمدهای چوبی نه تنها از اسناد و مدارک در برابر آتش حفاظت نمی‌کنند، بلکه خود نیز در آتش سوخته و به همین سبب در مناطق حساس و برای نگهداری مدارک مهم و حساس اصلا گزینه مناسبی نیستند. همچنین در حوادثی مانند زلزله، مقاومت فایل بایگانی فلزی برای حفاظت از اسناد و مدارک بسیار بیشتر از نوع چوبی است.
مقاومت در برابر آفات و رطوبت:
کمدهای چوبی میتوانند محلی برای رشد و زندگی آفات و حشرات موذی مانند موریانه باشند که به مرور زمان ممکن است این اتفاق در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای این کمدها رخ دهد. درحالی که کمدهای فلزی بایگانی در برابر حشرات نفوذناپذیر هستند. همچنین رطوبت در چوب بسیار راحت‌تر نفوذ خواهد کرد تا در فلز. در نتیجه در این مورد هم فایل فلزی بایگانی نسبت به نوع چوبی خود برتری دارد.
نگهداری و تعمیر راحت‌تر:
مصنوعات فلزی نسبت به نوع چوبی خود نگهداری راحت‌تری دارند. به راحتی قابل تعمیر هستند و بعد از مدتی استفاده، با تعویض قطعات و اصلاح پوشش رنگی، باز هم برای چند سال میتوانند مورد استفاده قرار بگیرند.
چگونه یک کمد بایگانی فلزی خوب بخریم؟
هنگام خرید کمد بایگانی فلزی برای یک شرکت یا سازمان، نکاتی را باید در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل کنید محصولی که خریداری کرده‌اید به طور کامل نیاز شرکت شما را برطرف خواهد کرد:
ابعاد و اندازه:
همواره قبل از خرید فایل فلزی بایگانی به ابعاد اتاق یا فضایی که این کمد باید در آنجا مورد استفاده قرار بگیرد توجه کنید. بعضی از انواع فایل‌های فلزی بایگانی قابلیت تغییر در ابعاد را دارند که می‌توانید با هماهنگی با شرکت ارائه دهنده، محصول خود را به صورت سفارشی تهیه کنید. همچنین میزان حجمی که قرار است در فایل فلزی مورد استفاده قرار بگیرد نیز مهم است. دقت کنید که فایل فلزی برای چه میزان اسناد و مدارک و یا برای چه نوع بایگانی مورد استفاده قرار میگیرد. ابعاد زونکن یا پوشه‌ها و نوع اسناد و مدارک در انتخاب یک فایل فلزی ایده‌آل مهم است.
امنیت فایل بایگانی:
با توجه به میزان اهمیت اسناد و مدارک شما، مهم است که چه نوع قفلی برای فایل فلزی انتخاب می‌کنید. فایل‌های فلزی با قفل‌های مختلفی قابل تولید هستند که از آنها می‌توان به قفل مرکزی، قفل جدا برای هر کشو، قفل رمز مکانیکی و قفل رمز دیجیتالی اشاره کرد. حتی نوع قفل و سازنده آن نیز می‌تواند در میزان امنیت فایل فلزی شما مؤثر باشد.
تراز بودن فایل فلزی:
در هنگام خرید حتما به قسمت زیرین فایل فلزی و مخصوصا به کشوها دقت زیادی کنید تا مطمئن شوید که به بهترین شکل ساخته شده باشند و کشوها به راحتی باز و بسته شوند.
ضمانت شرکت سازنده:
محصولی را خریداری کنید که از طرف شرکت سازنده ضمانت شده باشد. ضمانت تولید کننده می‌تواند مهر تأییدی بر کیفیت محصول خریداری شده توسط شما باشد.
نقد و بررسی‌ها
هنوز بررسی‌ای ثبت نشده است.